מטרות הסדנא:

להביא למודעות המתנדבות את נושא הזמן ולאיך הן מחלקות אותו במקום השירות ובכלל בחייהן. לשקף למתנדבות כיצד הן יוצרות סדר עדיפויות ע''מ לעשות את הדברים בצורה המיטבית ובכלל ללמוד איך לתעדף.

עזרים נדרשים:

 טוש מחיק ללוח
 לוח
 כדור צמר
 נספח א' לכל מתנדבת

מהלך הפעילות

משחק הכרות + תפסת מרובה (15 דקות) – להעמיד את המתנדבות במעגל, בעזרת כדור הצמר ליצור פלונטר.

א. המנחה מחזיקה בקצה החוט וזורקת את שאר כדור הצמר למתנדבת במעגל ושואלת אותה לשמה וגם שאלה למשל ''ממה את נהנית יותר – זמן פנוי או ההתנדבות?'' המתנדבת עונה ואז מחזיקה חלק מהחוט וזורקת את השאר למתנדבות אחרת ושואלת שאלה – אפשר שזו תהיה אותה שאלה לכולן ואפשר שיגוונו- זה יותר כיף.

ב. בסוף, תיווצר רשת בין כל המתנדבות והמנחה  - יש לנו פלונטר. איך יוצאים ממנו? לתת למתנדבות לנסות לפרק את הפלונטר ע''י החזרת החוט אחורה – כלומר, המתנדבת שקיבלה את החוט אחרונה מחזירה למתנדבת שזרקה לה את החוט והיא זורקת לזו שזרקה לה וכו' עד שמשחררים את הפלונטר.

ג. המטרה היא בסוף לומר שאם אנחנו רוצים הרבה דברים בסוף יכול להיווצר לנו פלונטר שיהיה לנו קשה לצאת ממנו. לכן, צריך לחשוב מראש מה אנחנו רוצות ואיך, ע''מ להתנהל נכון ולעשות את מה שאנחנו רוצות בזמן ובאיכות שנרצה.

דיון ראשוני (25 דקות) – שאלות לדיון + הבדלה בין החשוב לדחוף 

חשבתן פעם איך אתן מנהלות את הזמן שלכן ביום-יום? 

איך אתן מחליטות אילו פעילויות לעשות ומתי? 

כמה שעות ביום אתן מעבירות בזמן פנוי ואיך אתן מעבירות אותו? 

איך מבדילים בין מה שחשוב למה שדחוף?  

חשוב לעשות למתנדבות את ההפרדה הזו בין דברים שדחוף לנו לעשות שהם בגדר כיבוי שריפות – לבין הדברים שחשוב לנו לעשות שהם בד''כ יעד אחד מיני רבים שמטרתו בסוף להשיג מטרה גדולה.

אפשר לספר את מבחן האבנים הגדולות כדוגמא שמאפשרת לנו להבין מה חשוב ומה דחוף. הסיפור בקצרה: מרצה ממלא כד באבנים גדולות ואז שואל אם הכד מלא. עונים לו כן. הוא מוסיף לכד אבני חצץ קטנים. שואל שוב האם הכד מלא. כעת נענה ב'כנראה שלא'. מוסיף לכד חול. שוב המיכל אינו מלא. הוא מוסיף לו מים. בפועל –כרגע הכד אולי הכי מלא שניתן אבל אם לא היינו מכניסים את האבנים הגדולות ראשונות אז לא היה אפשר להכניס אותן אח''כ. האבנים הגדולות הן הדברים החשובים בחיינו.

איך את בוחרת מה חשוב לך לעשות כרגע? 

איך את בוחרת מה דחוף לך לעשות?

יש לנסות להעלות את הדברים גם בחיים בכלל וגם בשירות בפרט – לשקף להן האם הן מנצלות את השירות שלהן ומפיקות ממנו את המרב או לא. בסוף- אם אדחה את כל מה שחשוב לי לאח''כ הוא יהפוך להיות משהו דחוף ואז אהיה עסוקה כל הזמן בלכבות שריפות. 
אז איך אני קובעת סדר עדיפויות בדברים שלי? איך להחליט מה יותר חשוב לי לסיים? 

אנחנו צריכות קודם כל לפרק כל מטרה שלנו ליעדים קטנים. למשל, אם אני רוצה לרדת במשקל 5 קילו בחודשיים הקרובים אני צריכה לקבוע לי כמה יעדים שיעזרו לי להגיע לזה 
(1) לאכול בריא 
(2) לעשות כל יום שעתיים אימון כושר. 
ברגע שאני קובעת לעצמי יעדים אני יכולה לנהל את הזמן יותר נכון ולבחור מה קודם את מה.

אחרי שפירקנו ליעדים צריך לראות מה מהיעדים אי אפשר לדחות בכלל ומה יכול להיות גמיש בלו''ז.

לקבוע לו''ז על פי היעדים הקשיחים – ואז להוסיף את הדברים הגמישים יותר- בדיוק כמו האבנים הגדולות שאם לא הינו שמים אותן קודם לא היה אפשר להכניס גם מים וחול וגם אותן.

איך מנהלים זמן בצורה אפקטיבית? (25 דקות) 

נותנים לכל מתנדבת דף נספח א' ונותנים להן חמש דקות למלא את הכל.

המטרה היא לחשוב מה הן האבנים הגדולות בחיינו – כל אחת צריכה לחשוב על 3 אבנים. המטרה השניה היא שכל מתנדבת תסתכל על היום שלה ותנסה לראות איך היא מחלקת אותו היום – כלומר מה המצב המצוי? כמה את משקיעה בשירות וכמה בלימודים וכו'? המטרה השלישית היא שכל מתנדבת תנסה לחלק את היום שלה לשעות לפי תחומי העניין שלה והצרכים שלה במהלך היום – המצב הרצוי שהיא היתה רוצה להיות בו. למשל, כמה הייתה רוצה להשקיע בלימודים שלה, ביחס למשפחה שלה, ביחס לשירות שלה וכו'.

דיון

לנסות למפות מה האבנים הגדולות של המתנדבות יחד איתן. לראות מה חוזר על עצמו ולכתוב על הלוח כל מיני אבנים שעולות. לראות אם הן גם יכולות לדרג את האבנים שלהן – נניח אם חשוב לי משפחה, לימודים ושירות אז מה קודם למה? מה הפער בין איך שאת רוצה לנהל את היום שלך לבין איך שאת מנהלת אותו היום? ברגע שעלינו על הפער בין המצוי לרצוי – איך ניתן לפתור את הבעיה? במה אני משקיעה יותר זמן ממה שהייתי רוצה ולמה? לנסות לעלות עם המתנדבות על בעיות בניהול הזמן שלהן. לשאול אותן- איך פותרים את הבעיות שעולות מהתרגיל שלכן? אתן משקיעות יותר מדיי זמן במשהו מסוים בלו''ז היומי שלך? נגיד חשוב לך להשקיע בלימודים שלך שלוש שעות ביום אבל בפועל את מצליחה בקושי חצי שעה. אז למה? איך תפתרי את זה? תגרעי ממשהו אחר ? ממה למשל? – לנסות לעשות דוגמא של ניהול נכון יותר על 3-4 מתנדבות שונות.

כלים לניהול זמן אפקטיבי יותר (20 דקות) – אז דיברנו על כל מה שלא בסדר באיך שאנחנו מתנהלים – אז איך אפשר לנהל את הזמן שלנו נכון יותר? בחלק זה מאוד חשוב שהמנחה תביא דוגמאות מהחיים שלה עצמה כדי לנסות לעורר דיון והתעניינות אצל המתנדבות. כמו כן, אחרי כל טיפ לשאול 1-2 מתנדבות מה היו עושות למשל, שייתנו דוגמא מהשבוע האחרון שלהן שהיה אפשר לעשות אותה אחרת לפי הטיפ. 

להחליט בתחילת השבוע במה אנחנו רוצות להשקיע זמן השבוע ונעשה סדר עדיפויות של הדברים. 

ננהל יומן שבו נכתוב משימות שחשוב לנו לסיים לפי הסדר שחשוב לנו לסיים אותן בו. 

נחליט בתחילת השבוע איך לחלק את הזמן שלנו בין כל הדברים שחשובים לנו. 

נמזג משימות – למשל, אם אני רוצה לבלות עם אמא שלי קצת זמן ואני גם רוצה לעזור קצת יותר עם הדברים של הבית- אז ללכת עם אמא שלי לקניות בסופר יכול להשיג את שתי המטרות. 

לשאול את עצמי בבוקר איך הייתי רוצה להרגיש בערב? כלומר לעשות דמיון מודרך, אם השעה היתה עכשיו 9 בערב מה הייתי מתבאסת אם לא הספקתי לעשות במהלך היום? 

הדבר הכי חשוב בניהול הזמן שלנו – לא לשכוח שגם פנאי וזמן לעצמי זה חשוב. אז לא כל רגע ביום שלנו צריך להיות מתוכנן, תשאירי מקום לעצמך סתם כדי לשבת לקרוא ספר, לשחק עם אחיך הקטן וכו'.

נספח א' – אבנים גדולות בחיי ואיך אני מחלקת לי את הזמן?

מני חמש אבנים גדולות בחיים שלך   

______________ 

______________ 

______________ 

______________ 

______________ 

ניהול זמן 

1. איך את מחלקת את ה-24 שעות שיש לך ביממה?  (לא צריך להתייחס לכל הקטגוריות רק מה שמעניין אותך)

2. איך היית רוצה לחלק את ה-24 שעות שיש לך ביממה? (לא צריך להתייחס לכל הקטגוריות)